Das Marktvolumen von über zwei Milliarden Euro im Jahr zeigt: Immer mehr Unternehmen bauen auf die professionelle Unterstützung von Personalberatungen bei der Suche nach Fach- und Führungskräften. Das hat verschiedene Gründe:
Personalberater bringen ein stabiles Netzwerk mit, das im Unternehmen nicht immer oder nicht ausreichend vorhanden ist. In Kombination mit einem professionellen Suchprozess den der Personalberater im eigenen Haus, ohne externe Unterstützung abwickeln sollte, ergibt sich eine solide Basis für ein erfolgreiches Projekt.
Personalberater verfügen aufgrund ihrer Spezialisierungen über die erforderliche Fach- und Branchenexpertise sowie Methoden-Kompetenz. Ein zu breit aufgestellter generalistischer Ansatz ist nur selten zielführend.
Personalberater sichern sowohl dem Unternehmen als auch den Kandidaten Neutralität und Diskretion zu. So haben Kandidaten die Möglichkeit mehr über eine Vakanz zu erfahren, ohne dies gleich in der Branche preiszugeben.
Personalberater führen ein methodisch fundiertes, professionelles Auswahlverfahren durch, das dem Auftraggeber oder der Auftraggeberin personelle und zeitliche Ressourcen spart und einen Mehrwert in der fundierten objektiven Profilpassung bietet. Dabei gehen seriöse Personalberater weit über ein klassisches "Active Sourcing" über einschlägige Online-Portale hinaus.
Personalberater sprechen Empfehlungen aus, die aufgrund ihrer Erfahrung, Neutralität und Objektivität für das auftraggebende Unternehmen besonders wertvoll sind. Durch jahrelange Erfahrung, in Kombination mit kreativen Ideen, hat sich in der Geschichte schon so manches Problem lösen lassen
Die Personalberatung ist die beratende Unterstützung eines Unternehmens bei dessen Suche nach qualifizierten Fach- und Führungskräften. Im Rahmen des Such- und Auswahlprozesses muss die Personalberatung in die fachliche, persönliche, sozio-kulturelle Eignung von Kandidaten objektiv prüfen. Personalberatungen beraten ihre Auftraggeber umfassend und suchen im Markt nach den passenden Persönlichkeiten für eine offene Fach- und Führungsposition.
Personalvermittlungen hingegen befassen sich meist ausschließlich mit der Recherche von Profilen aus Datenbanken und stellen in kurzer Zeit sehr viele Lebensläufe von potenziellen Kandidaten zusammen. Ob und inwieweit diese persönlich oder fachlich für die vakante Position geeignet sind, wird in der Regel nicht vertieft geprüft. Die Beauftragung erfolgt bei Personalvermittlungen häufig durch die Arbeitssuchenden selbst und nicht durch das suchende Unternehmen. Personalvermittlungen arbeiten zudem rein erfolgsorientiert und nicht exklusiv.
Zunächst sollten die gegenseitigen Erwartungen, die Unternehmenswerte und die Eckdaten einer möglichen Zusammenarbeit in einem persönlichen Gespräch erörtert werden. Hier sollte ein Personalentscheider durchaus der Intuition folgen, zumal die künftige Zusammenarbeit eng und vertrauensvoll sein wird und daher neben einer gewissen grundsätzlichen persönlichen Sympathie auch die generelle Leistungsfähigkeit des Beraters gegeben sein muss. Dabei sollte ist klar, dass die Personalberatung kein Lebenslauflieferant ist, sondern ein Partner, der umso erfolgreicher arbeiten kann, je mehr Informationen über das Unternehmen, die Position sowie die handelnden Personen gegeben werden.
Selbstverständlich sollte ein Personalberater oder eine -beraterin über die notwendigen Fach- und Branchenkompetenzen verfügen, die für das individuelle Projekt des auftraggebenden Unternehmens erforderlich sind. Hier können Referenzprojekte und konkrete Fallbeispiele aus der Vergangenheit hilfreich sein. Der Personalberater bzw. die -beraterin sollte aber auch aufmerksam zuhören und aus den Gesprächsinformationen die richtigen Rückschlüsse ziehen können. Ein gutes Gespräch ist eine Diskussion auf Augenhöhe, in der HR und Personalberatung gemeinsam Ideen finden und Ansätze für eine erfolgreiche Besetzung der vakanten Position entwickeln.
Bei klassischen Dienstleistungsunternehmen, wie Personalberatungen es sind, ist es hilfreich, den Ruf des Unternehmens am Markt zu überprüfen. Hierzu können schriftliche und/oder mündliche Referenzen herangezogen werden, aber auch Veröffentlichungen, Vorträge, Rankings von Wirtschaftsmagazinen, Kennzahlen (z.B. Besetzungsquote), Zertifizierungen und Beispiele für vergleichbare erfolgreiche Suchprojekte der Vergangenheit. Eine seriöse Beratung wird dabei niemals Namen von Kunden preisgeben, kann aber trotzdem konkrete und nachvollziehbare Aussagen tätigen.
In diesem Zusammenhang sollte man immer darauf achten, dass ein Personalberater zwar signifikante Erfahrungen in einer Branche vorzuweisen hat, aber nicht ausschließlich darin tätig ist und dadurch zu sehr eingeschränkt sein könnte. Verpflichtungen aus früheren Aufträgen von anderen Unternehmen können die Anzahl derjenigen Firmen, in denen nach Kandidaten gesucht werden kann, unter Umständen stark reduzieren – eine seriöse Personalberatung wird in der Regel mehrere Jahre nach Beendigung eines Auftrags keine Mitarbeiter des betreffenden Unternehmens abwerben. Hier sollte man durch konkretes Nachfragen sicherstellen, dass der Personalberater frei agieren kann und auch Kandidaten in den Wunschfirmen des auftraggebenden Unternehmens ansprechen wird.
Ein Personalberater sollte im Gespräch bereits eine Vorabanalyse des Unternehmens und der offenen Position anbieten können. Auch eine Abschätzung der Chancen am Markt sowie ergänzende Informationen, wie z.B. eine Auflistung der anwendbaren Werkzeuge und zugrundeliegenden Beratungsansätze, eine Branchenübersicht, Gehaltsbenchmarks und Referenzen sollten präsentiert werden. Hier sollte auf die Übersichtlichkeit, Professionalität und Vollständigkeit der Unterlagen geachtet werden. Die Leistungen sollten klar skizziert werden und ein realistisches Bild liefern. Lassen Sie sich auch Beispiele weiterer Unterlagen zeigen, die im Suchprozess verwendet werden, z.B. Kandidatenberichte, Zielfirmenlisten, Stellenspezifikationen, etc.
Die wichtige operative Arbeit des Identifizierens, der Erstansprache und des Telefoninterviews sollten innerhalb der Personalberatung stattfinden und nicht an Dritte vergeben werden, um Vertraulichkeit und Professionalität zu wahren. Hier sollte ein Personalentscheider detailliert zur Struktur des Researchs und der für dieses Projekt zuständigen Personen nachfragen, da diese im Erstkontakt mit potenziellen Kandidaten letztlich auch das eigene Unternehmen nach außen vertreten. Im Zweifelsfall sollte man ruhig darauf bestehen, auch diese Person einmal kennenzulernen.
Seriöse und ambitionierte Personalberater sollten stets in der Lage sein, das Instrumentarium und die Methodik ihrer Arbeit umfassend und detailliert zu erläutern. Relevante Tools sind hierbei zum Beispiel: Suchtools, strukturierte Interviews, eine gute Dokumentation, ein Vorgehen in mehreren Runden und die Bereitstellung passender eignungsdiagnostischer Maßnahmen. Dabei sollte der Prozess möglichst standardisiert und digital sein um eine hohe Reproduzierbarkeit des Suchprozesses zu gewährleisten.
Eine vertrauenswürdige Personalberatung wird (gemeinsam mit dem auftraggebenden Unternehmen) stets einen Zeitplan für die einzelnen Projektschritte aufstellen. Hierdurch wird der Besetzungsprozess auch für das Unternehmen transparent. Wichtig ist im Verlauf des Projektes, dass anstehende Entscheidungen schnell getroffen werden, um auf leeren Arbeitsmärkten zu verhindern, dass eine passende Persönlichkeit ein anderweitiges Angebot annimmt.
Der Personalberater sollte im Gespräch eine klare Reporting- und Kommunikationsstruktur anbieten, die auf die Bedarfe des suchenden Unternehmens zugeschnitten sind. Dies beinhaltet z.B. den Rhythmus, die Form und die Inhalte der Berichterstattung über den Projektfortschritt. Im Falle von Schwierigkeiten bei der Suche, sollte auch dies offen und klar kommuniziert werden, um gemeinsam neue erweiterte Suchtargets zu definieren.
Eine seriöse Personalberatung sollte nicht versuchen, um jeden Preis den Auftrag zu erhalten. Überdies sollte sie bereit sein, für den Fall eines Fehlschlages des Projekts, ein gewisses wirtschaftliches Risiko mitzutragen. Üblich ist hier eine Drittel-Regelung (ein Drittel des Honorars nach Auftragsvergabe, ein Drittel nach Vorstellung geeigneter Kandidat und ein Drittel nach Unterschrift des Arbeitsvertrags). Der letztliche Preis sollte sich an der Schwierigkeit der Suche orientieren und fix vereinbart sein, um Budgetsicherheit für das Unternehmen zu gewährleisten. Dies sollte mit einer Garantieregelung verbunden sein, die eine honorarfreie Wiederbesetzung vorsieht, wenn ein Kandidat innerhalb der Probezeit das Unternehmen wieder verlässt.
Dabei sollte man sich darüber im Klaren sein, dass sich rein erfolgsabhängig arbeitende Beratungen in der Regel nur kurze Zeit mit einem Suchprojekt beschäftigen können und die Suche oft schnell wieder beenden, wenn sich kein kurzfristiger Erfolg einstellt. Da sie nur Geld verdienen, wenn eine Besetzung erfolgt, sind sie gezwungen an vielen unterschiedlichen Positionen parallel zu arbeiten. Es ist daher meist empfehlenswerter mit einer Beratung zu arbeiten, die nach der oben genannten Drittel-Regelung (oder mit vergleichbaren Regelungen) arbeitet, da diese langfristig und bis zur endgültigen Besetzung über viele Wochen und Monate konstant an einem Projekt arbeiten kann. Gleichzeitig sind Bindung, Vertrauen und Langfristigkeit in einem solchen Modell häufig deutlich besser gewährleistet.
Eine Personalberatung wird nach einem Erstgespräch ihre Leistungen durch ein konkretes und nachvollziehbares schriftliches Angebot belegen. Die Inhalte sollten dem Gesagten entsprechen und klare Regelungen für alle Fälle (z.B. im Falle eines Projektabbruchs) beinhalten.